Cara membalas chat WhatsApp pelanggan secara otomatis

Dari data pengguna LarisChat, rata-rata 34% pesan masuk di luar jam 09.00–17.00 WIB, dan 47% pelanggan pernah chat di luar jam itu. Itulah waktu yang paling sering kosong kalau chat hanya dibalas manusia.

1. Kumpulkan yang paling sering ditanyakan

Mulai dari yang setiap hari ditanyakan: harga, jam buka, alamat, promo, dan aturan usaha Anda. Jawaban otomatis hanya sebaik data ini. Di LarisChat, data boleh diketik, ditempel, diunggah sebagai brosur PDF, atau diberikan lewat tautan website.

2. Tentukan yang harus ditangani manusia

Komplain, permintaan khusus, dan hal yang tidak ada di data sebaiknya tidak dijawab asal. Di LarisChat, chat seperti ini diserahkan ke admin, dan admin dikabari lewat WhatsApp. AI bisa keliru, jadi jalan keluar ke manusia harus sudah disiapkan sejak awal.

3. Pilih jalur WhatsApp

Ada dua cara menyambungkan nomor, dan keduanya punya plus-minus:

• Scan QR: tersambung sekitar 5 menit, tanpa biaya pesan ke Meta, dan nomor tetap bisa dipakai di HP. Tetapi ini bukan jalur resmi WhatsApp, jadi nomor bisa dibatasi atau diblokir, terutama kalau dipakai promo massal ke orang yang belum pernah chat.
• WhatsApp Resmi (Meta): jalur resmi yang stabil dan tidak bergantung HP. Biaya pesan ditagih Meta langsung ke akun Anda mengikuti tarif Meta, perlu akun Meta Business, dan nomornya biasanya tidak bisa dipakai di aplikasi WhatsApp HP. Penyambungannya dibantu tim kami.

Baca perbandingan dua jalur selengkapnya.

4. Tentukan siapa yang dikabari

Balasan otomatis tidak berguna kalau chat yang diserahkan ke admin ikut terlupa. Di LarisChat, admin terdaftar dikabari lebih dulu. Kalau 10 menit di jam buka belum dibalas, admin diingatkan lagi dan pemilik ikut dikabari. Kalau admin membalas sendiri, AI diam di chat itu.

5. Atur gaya bahasa dan beri tahu pelanggan

Gaya bahasa, misalnya santai dengan sapaan “Kak” atau lebih formal, diatur dari data usaha Anda. Beri tahu juga pelanggan bahwa usaha Anda memakai asisten otomatis; ini diminta di Syarat Layanan kami.

6. Periksa dan rapikan di minggu pertama

Lihat pertanyaan yang belum terjawab, lengkapi datanya, dan periksa balasan yang ditandai di menu Rapor bot. Sekali jawabannya Anda isi, lain kali AI bisa menjawab sendiri.

Secepat apa, dan apa yang tidak bisa dijanjikan

Dari data pengguna LarisChat, rata-rata 99% balasan AI terkirim dalam 30 detik, sudah termasuk jeda sekitar 8 detik untuk menunggu pelanggan selesai mengetik. Yang tidak bisa dijanjikan siapa pun: penjualan pasti naik. Penjualan juga ditentukan produk, harga, dan iklan Anda.

Lihat alur lengkap satu chat

Baca juga: auto reply vs chatbot AI